Dalam dunia kerja modern, komunikasi bukan sekadar aktivitas bertukar pesan, melainkan sebuah mekanisme yang menentukan arah koordinasi, akuntabilitas, dan bahkan kualitas pengambilan keputusan.
Di tengah beragamnya kanal komunikasi yang tersedia, mulai dari email, aplikasi pesan instan, hingga platform kolaborasi, muncul satu persoalan klasik namun krusial: ketidakkonsistenan media komunikasi antara pengirim dan penerima pesan.
Salah satu praktik yang kerap menimbulkan friksi adalah ketika sebuah pesan dikirimkan secara formal melalui email namun responsnya justru diberikan melalui media nonformal seperti WhatsApp atau aplikasi pesan instan lainnya. Sekilas, hal ini mungkin tampak sepele atau bahkan dianggap sebagai bentuk kepraktisan. Namun jika ditelaah lebih dalam, praktik tersebut menyimpan berbagai implikasi serius terhadap tata kelola komunikasi dalam organisasi perusahaan.
Email Merupakan Media Komunikasi Formal yang Diakui dan Traceable
Dalam konteks korporat, email memiliki posisi yang relatif mapan sebagai media komunikasi resmi. Email bukan hanya sarana penyampaian pesan, tetapi juga berfungsi sebagai: (1) Dokumentasi formal yang dapat ditelusuri kembali; (2) Bukti komunikasi apabila terjadi perbedaan persepsi, sengketa, atau evaluasi kinerja; (3) Instrumen akuntabilitas, karena jelas siapa pengirim, penerima, waktu pengiriman, dan isi pesan. Oleh karena itu, ketika seseorang memilih email sebagai media komunikasi, pilihan tersebut pada dasarnya sudah mengandung ekspektasi implisit bahwa komunikasi akan berlangsung dalam koridor formal, termasuk cara meresponsnya.
Prinsip Keseragaman Media dalam Meraih Komunikasi Dua Arah yang Sehat dan Seimbang
Komunikasi yang sehat dan seimbang mensyaratkan adanya keseragaman media. Artinya apabila pesan awal disampaikan melalui kanal formal maka balasan yang diberikan seharusnya menggunakan kanal yang sama, kecuali ada kesepakatan atau alasan yang jelas untuk berpindah media. Keseragaman ini penting dengan tujuan: (1) Menjaga konteks komunikasi agar tidak terfragmentasi di berbagai platform; (2) Memudahkan penelusuran alur komunikasi terutama dalam proses kerja yang melibatkan banyak pihak; (3) Menghindari bias interpretasi karena pesan formal biasanya disusun dengan struktur dan bahasa yang lebih terkontrol. Manakala balasan komunikasi dialihkan ke media nonformal tanpa persetujuan diantara keduanya, komunikasi menjadi timpang. Pengirim email dipaksa mengikuti alur yang tidak ia pilih sejak awal dan dalam banyak kasus ia harus melakukan kerja tambahan guna menyatukan dan merangkaikan kembali potongan-potongan komunikasi yang terpisah.
Masalah Respons Melalui Media Nonformal
WhatsApp dan aplikasi sejenis pada dasarnya dirancang untuk komunikasi yang cepat, personal, dan informal. Dalam konteks tertentu misalnya koordinasi lapangan atau situasi darurat, media ini sangat efektif. Namun ketika digunakan untuk merespons komunikasi formal tanpa pencatatan ulang ke email bakal muncul sejumlah persoalan: (1) Sulit dilacak. Percakapan WhatsApp mudah tenggelam oleh pesan lain, berpindah ponsel, atau bahkan terhapus. Ini menyulitkan proses audit komunikasi; (2) Lemah dalam akuntabilitas. Ketika terjadi hambatan komunikasi akan sulit dilacak dan dibuktikan di titik mana pesan tersebut mengalami kemacetan; (3) Berpotensi menimbulkan ambiguitas. Bahasa informal sering kali kurang presisi sehingga rawan disalahartikan ketika menyangkut keputusan atau instruksi penting; (3) Mengaburkan batas profesionalitas; (4) Perpindahan media dapat menjadikan tercampuraduknya urusan kerja dengan ruang personal.
Tanggung Jawab Penerima Pesan
Dalam komunikasi formal, tanggung jawab tidak hanya melekat pada pengirim namun juga pada penerima di mana penerima email memiliki kewajiban etis dan profesional untuk: (1) Membalas melalui email apabila pesan awal disampaikan melalui email; (2) Jika terpaksa merespons lewat media lain (misalnya karena urgensi), tetap melakukan konfirmasi ulang melalui email sebagai penutup dan dokumentasi resmi; (3) Menghormati media yang dipilih pengirim sebagai bentuk penghargaan terhadap struktur komunikasi yang telah ditetapkan. Dengan demikian, komunikasi tidak hanya cepat, tetapi juga tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.
Membangun Budaya Komunikasi yang Profesional
Masalah ketidakkonsistenan media pada akhirnya bukan sekadar persoalan teknis melainkan persoalan budaya. Organisasi yang dewasa secara komunikasi akan memiliki kesadaran kolektif bahwa: (1) Tidak semua pesan harus dipercepat; (2) Tidak semua efisiensi berarti memotong jalur formal; (3) Ketertiban komunikasi adalah bagian dari profesionalisme. Penggunaan WhatsApp seharusnya bersifat komplementer, bukan substitutif terhadap email resmi. Media informal boleh mempercepat klarifikasi tetapi tidak menggantikan fungsi pencatatan dan pertanggungjawaban.
Penutup
Menghormati media komunikasi yang dipilih dalam konteks formal adalah bentuk disiplin profesional. Ketika email digunakan sebagai sarana komunikasi resmi maka menjawab melalui media yang sama merupakan etika dalam menjaga kejelasan, akuntabilitas, dan kesinambungan komunikasi dua arah. Di era kerja yang serba cepat, tantangan bukan lagi soal ketersediaan alat komunikasi, melainkan kemampuan memilih dan menggunakan media komunikasi secara tepat. Konsistensi media adalah fondasi dari komunikasi yang tertib, dewasa, dan bertanggung jawab, sebuah fondasi yang tidak boleh diabaikan oleh organisasi mana pun yang ingin berjalan secara profesional dan berkelanjutan.
